Frequently Asked Questions (FAQs) & Documents Converis

1. Devo introduzir apenas os artigos publicados em revistas internacionais, ou também os artigos publicados em revistas nacionais, em “proceedings” de conferências internacionais e nacionais, em “posters”, etc.?
   Deve introduzir todas as publicações (“journals”, “proceedings”, “books”, “book chapters”, etc) “peer-reviewed” sejam nacionais ou internacionais (ou seja, indexadas a uma base de dados que está no sistema). Repare que são essas publicações que serão consideradas no Regulamento de Avaliação de Docentes (RAD). Não existe nenhum inconveniente, antes pelo contrário, em se introduzirem outras publicações mas os respectivos tipos devem ser “Report”, “Working paper”, “Other”, etc.

2. Os docentes/investigadores devem-se associar ao “business card” dos respectivos Centros?
   Sim, se pertencerem a um Centro e ainda não estiverem associados.

3. Os docentes/investigadores devem associar uma publicação ao “business card” do Centro?
   Os docentes/investigadores que tem os 2 “business cards” (Centro e Departamento) e que não fazem distinção entre publicações feitas pelo Centro ou pelo Departamento (alguns Centros e Departamentos fazem esta distinção), devem associar as publicações aos 2 “business cards”.

4. Só para “Department Validators”: Devo remover a associação ao utilizador “Dummy”, Dxx?
   Pode remover a associação, mas não é um problema se a deixar.

5. Só para “Department Validators”: Em "Home", que informação deve ser colocada em "Journals"?
   As revistas são automaticamente introduzidas quando se introduz o “Journal” em que a publicação foi publicada, mas a informação não está completa. Falta introduzir, pelo menos, o ISSN para se poder determinar quais são as condições de embargo da publicação (usando o Sherpa/RoMEO lookup). Isto será validado à posteriori pela “Librarian”.

6. Em "Edit Publication", é desejável efectuar-se o "upload full-text" dos artigos referenciados?
   Deve ser introduzida a versão “pós-print” da publicação (consultar a Biblioteca da FCT/UNL — biblioteca@fct.unl.pt para esclarecimento de dúvidas). Assim que se tenha a informação da revista (ver Pergunta 6), o texto integral ficará disponibilizado de acordo com as condições de embargo definidos pela revista. Isto será validado à posteriori pela “Librarian”. Tenha em atenção que o facto de o texto de uma publicação ser inserida no Converis não quer dizer que esse texto seja publicado (via RUN por exemplo). O acesso público ao texto é controlado pelo “Librarian” que tomará em consideração que tal publicação não infringe direitos dos editores, se existirem, e que os respectivos períodos de embargo, quando existem, serão respeitados.

7. Em "Edit Publication", o que é o "ID in repository"?
   É o ID do RUN. Esta informação só pode ser preenchida depois das publicações introduzidas no sistema serem copiadas para o RUN, o que não está a ser feito neste momento. Este campo será tratado mais tarde, quando o sistema estiver estabilizado.

8. Há bases de dados que deveriam estar incluídas no Converis. Como adicionar?
   As bases de dados incluídas no sistema foram decididas o ano passado de acordo com as indicações da Faculdade e da Reitoria. Qualquer actualização é decidida pela Reitoria.

9. O que fazer com as publicações que serão indexadas por uma base de dados mas que no momento ainda não estão indexadas?
   As publicações devem ser registadas com a indexação a bases de dados válida no momento do registo. Quando a situação se alterar, deve ser solicitada a alteração.

10. Registam-se publicações em “proceedings” com “peer reviewing” mas que só estão disponíveis na Web?
    Estas publicações não devem ser registadas a não ser que tenham ISSN ou ISBN.

11. Qual o ano da publicação?
    Nas publicações em revista, o ano da publicação é o ano da 1ª edição (papel ou on-line, conforme o que for publicado primeiro). Nas publicações em conferência, deve-se preencher os 2 campos (ano da conferencia e ano da publicação, que podem ser diferentes). O próprio Converis assume o ano da publicação.

12. Só para “Department Validators”: Tenho publicações “publicadas” com a afiliação incorrecta. O que faço?
    Só se devem registar as publicações cuja afiliação esteja de acordo com a Deliberação do Conselho Científico N.º5/2010 a qual indica que só podem ser consideradas para efeitos de avaliação individual ou institucional as publicações com afiliação referindo a FCT/UNL. A deliberação do Conselho Científico apenas reafirma a directiva, já antiga, da UNL sobre a problemática da afiliação.

13. O que são autores internos e externos à FCT?
    Presentemente os autores internos à FCT são os que podem ter conta no sistema de acordo com o Despacho do Conselho Científico N.º 19/2011. Todos os outros autores são externos, apesar de alguns deles poderem ter relações contratuais ou outras com a FCT/UNL.

14. Só para “Department Validators”: O que faço com publicações só com autores externos à FCT (no sentido da Pergunta 14) mas com afiliação de acordo com a Deliberação do Conselho Científico N.º5/2010?
    Estas publicações devem ser registadas e associadas ao “Dummy” do departamento. Esta solução é provisória mas por agora é a única possível.

15. Só para “Department Validators”: Tenho publicações com autores internos e externos à FCT. O que faço?
    Devem ser registadas e associadas aos autores internos. Os autores externos não têm registo no sistema. À data da edição da publicação, o autor mudou de departamento dentro da FCT.

16. Como registo a publicação?
    O autor deve associar-se ao “business card” do novo departamento, indo à “tab Actions”, no quadro “List All”, escolher “Affiliations” onde pode ver as afiliações que tem no momento. Para incluir uma nova afiliação, seleccionar “Add New Affiliation” e em “Select Organization” escolher a organização da lista (tem que ser uma organização da FCT). Voltar à lista de publicações e para publicação em causa, escolher a afiliação correspondente à situação do autor à data da publicação.

17. O autor começou o seu contrato com a FCT mas tem publicações realizadas antes com outra afiliação. Como registar essas publicações no Converis?
    Primeiro verificar se a instituição de onde vinha, já se encontra introduzida no sistema. Para tal, ir à “tab Actions”, no quadro “List All”, escolher “Affiliations” e seleccionar “Add New Affiliation”. No “Select Organization” verificar se a organização já está listada. Em caso afirmativo, clicar em “Add” e gravar. Voltar à lista de publicações e para as publicações em causa, escolher a afiliação correspondente à situação do autor à data da publicação. O caso da instituição não estar na lista, coloque o problema via o endereço de correio electrónico converis.help@unl.pt, com CC para sec-cc@fct.unl.pt.